9 Tips Menulis Email Bisnis

9 Tips Menulis Email Bisnis

Banyak orang yang tidak tahu banyak cara menulis email bisnis yang baik dan efektif. Ada dua kemungkinan yang bisa terjadi biasanya, yakni terlalu pendek dan kaku atau terlalu panjang dan berbelit-belit. Email bisnis yang efektif memiliki arti penting dalam proses komunikasi bisnis antara perusahaan satu dengan yang lain.

Korespondensi bisnis akan lebih hangat dan tetap profesional jika email bisnis tertata lebih baik. Panjangnya pas dan minim salah ejaan, karena kedua hal ini memberikan kesan positif bagi citra perusahaan di mata pihak luar.

Tidak peduli apakah itu riwayat hidup atau permintaan menemui klien baru, nasihat sederhana berikut ini berguna bagi Anda yang ingin menulis email bisnis yang efektif.

Gunakan kalimat menarik dan masuk akal  di subjek email dan Anda harus membuat email Anda menonjol di mata calon pembaca agar ia bersedia menyisihkan waktunya yang sedikit untuk  dibaca.Cantumkan nama orang yang bersangkutan agar peluang dibaca makin tinggi. Seebuah subjek yang kosong atau diisi dengan kata yang terlalu umum seperti “salam”.

Cobalah untuk menyebut nama dalam subjek email, seperti “Budi, Tia menyarankan saya bertemu dengan Anda”. Ini akan membuat pembaca subjek lebih tertarik untuk membuka dan membacanya.

Mulai dengan kalimat yang ramah

Memulai email dengan sapaan yang resmi mungkin akan membuat penerima merasa jauh dan dingin. Komunikasi bisnis kini lebih santai sehingga akan lebih baik untuk mengawali email bisnis Anda dengan “Selamat pagi”. Pastikan Anda mencantumkan nama yang benar, hindari kesalahan mengeja atau memanggil orang itu dengan nama yang kurang pantas.

Berkomunikasi dengan bahasa sederhana dan tulislah seperti berbicara

Tidak ada alasan untuk menulis dengan kata-kata yang susah dimengerti. Pesan Anda akan lebih mudah dipahami saat Anda menggunakan bahasa yang sederhana dan banyak digunakan orang awam. Susunlah kalimat sebagaimana Anda berbicara. Untuk menguji apakah Anda bisa mengerjakannya, bacalah hasil tulisan Anda sebelum dikirimkan untuk memastikan pesan yang ada di dalamnya tersampaikan dengan baik dan mudah diserap.

Tetap ingat tujuan Anda menulis

Jangan berasumsi bahwa mereka yang sibuk akan mengetahui pesan dalam email Anda dengan  udah atau bahkan mengingat siapa Anda yang mengirimkan, sehingga berikan ide pokok email di depan. Anda bisa menuliskan: “Saya menulis untuk (misalnya, menindaklanjuti rapat tanggal...) di tempat X untuk memberikan Anda kontak kolega saya di perusahaan yang saya rekomendasikan”. Kini penerima akan lebih mudah memahami tujuan Anda mengirim surat.

Bagi dalam paragraf pendek

Orang bisa sangat sibuk. Jangan penuhi email dengan kata-kata yang tidak perlu dan jangan membuat surat lebih panjang dari yang seharusnya. Paragraf yang isinya lebih dari 5 baris kalimat membuat pembaca lebih malam membaca.

Perhatikan ejaan dan tanda baca

Bahkan jika pekerjaan Anda tidak membutuhkan ketrampilan  menulis yang tinggi, Anda masih akan dinilai berdasarkan kualitas tulisan Anda yang salah satunya bisa diketahui di email. Gunakan fitur pemeriksa tata bahasa dan ejaan di pengolah kata seperti Microsoft Word dan pastikan memeriksa kembali sebelum mengirimkan email. Hindari penggunaan tanda seru jika tidak diperlukan.

Jelaskan permintaan dengan spesifik

Jika Anda memiliki permintaan untuk dilakukan pihak penerima email, permudah bahasa yang digunakan agar ia memahami apa yang Anda ingin mereka lakukan secara spesifik. Anda akan mendapatkan respon yang lebih baik jika Anda mengatakan “Saya akan menghargai jika saya bisa berbicara dengan Anda via telepon selama 10 menit untuk mendiskusikan topik ini”.

Gunakan penutup yang lebih santai

Penutup dan sapaan yang kaku akan menjauhkan penerima dari Anda. “Terima kasih banyak”, “Semoga hari Anda menyenangkan” terasa lebih hangat dan memberikan kesan lebih ramah dan minim jarak. Lain jika memang orang tersebut sangat dihormati atau lebih senior.

Buat signature email yang menarik

Anda bisa menggunakan kalimat signature yang mencakup nama, gelar, nomor telepon, alamat email dan informasi lain yang penting. Jika Anda seorang pencari kerja, masukkan pula tautan ke profil LinkedIn dan jika Anda bekerja dalam sebuah perusahaan, masukkan pula amalat situs bisnisnya.

Teliti ulang sebelum mengirim

Selalu sisihkan waktu utnuk meneliti apa yang sudah ditulis dan pastikan semua kalimat dalam email seperti yang Anda inginkan. Jika isinya adalah topik yang sensitif dan kotroversial, atau jika ada yang Anda kurang sukai, tunggulah dan teliti ulang, dan jika perlu, minta seseorang membaca dan minta pendapat mereka tentang kalimat Anda.

Yang paling perlu diperhatikan dalam menulis email bisnis ialah bagaimana membuatnya tetap sederhana, tidak bertele-tele dan memberikan kesan hangat dan bersahabat. Semua itu akan membuat email Anda akan berpeluang lebih tinggi untuk dibaca dan dibalas penerima.(*AP)

Related Posts